Dear Sir/Madam/Professor A.,
I am {first name}, a Vietnamese student. I am writing to apply for a post in your program {name, if any} at XYZ university as a graduate student.
At the moment, I am working as {self post} at {company name}. When I was an undergraduate student at ABC university, my major was {field name}. In {year}, with my graduation thesis on {thesis name/field}, I graduated with excellent score. My GPA was X/Y. Linguistically, my TOEFL score is {900}. Please have a look at my attached {CV/undergraduate grade certificate…} for more details. Should you need more information about my background, please feel free to let me know.
In order to fulfill my desire to study more about {field}, I have tried to find schools offering suitable programs. During my research, I came across your research theme on {professor’s research theme name} and found myself with great interest in it. I would be very grateful if you accept me as your student.
Thank you very much for your time and I look forward to hearing from you soon. Best regards,
Mẫu thư tham khảo xin học bổng Hàn Quốc
Bạn cảm thấy mệt mỏi, chán nản thậm chí có chút thất vọng vì cứ phải ngồi đợi mỏi mòn chờ phản hồi của nhà tuyển dụng. Nếu bạn biết cách gửi email một cách chuyên nghiệp thì nhiều khả năng, kết quả sẽ ngoài sức tưởng tượng.
Ngày nay, email trở thành một công cụ nhanh chóng, hữu hiệu và được sử dụng rộng rãi nhất để kết nối với mọi người, đặc biệt trong công việc, email thật tiện lợi, cho phép chúng ta kết nối với nhiều đối tác, khách hàng cũng như cho phép mọi người reply một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách trình bày email thế nào cho phù hợp trước khi gửi, đương nhiên, thông điệp họ gửi đi sẽ không được đánh giá cao vì sự thiếu chuyên nghiệp và không rõ ràng.
– Chủ đề rõ ràng
Chủ đề là phần xuất hiện đầu tiên trong email của bạn, có chức năng giống như tựa đề hoặc là phần mà người ta vẫn thường gọi là title. Chủ đề cũng là phần xuất hiện trong hộp thư đến (inbox) của người nhận.
Đừng bao giờ dùng những câu mang tính chung chung, đai loại như: “Thông tin vô cùng quan trọng” hoặc “Hãy đọc thông tin này”… vì những kiểu đầu đề thế này rất dễ bị bỏ qua, thậm chí dễ rơi vào hòm thư rác hơn so với những đầu đề rõ ràng: “Thay đổi lịch họp marketing vào ngày mai” hoặc “Thông báo nhân sự mới của phòng IT”…
– Văn phong phù hợp
Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp.
Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn.
Với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu.
Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.
– Lời chào đúng mực
Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng “Dear” cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.
Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.
Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.
Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” thay lời kết.
Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.
– Gửi file đính kèm
Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.
Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:
MỘT SỐ KINH NGHIỆM SĂN HỌC BỔNG VÀ NỘP HỒ SƠ THEO HỌC Ở NƯỚC NGOÀI (BẬC SAU ĐẠI HỌC)
Chào tất cả các bạn, đặc biệt là những bạn quan tâm đến du học và săn học bổng. Theo tôi, việc săn học bổng và nộp hồ sơ theo học ở nước ngoài có mối quan hệ mật thiết với nhau, và gần như bạn phải tiến hành đồng thời cả 2 quá trình trên. Đây là một cuộc chiến dai dẳng, đòi hỏi sự nỗ lực tối đa của mỗi cá nhân. Nếu không kiên trì và nhẫn nại, bạn không nên theo đuổi việc săn học bổng vì thời gian cần thiết để săn học bổng thường tối thiểu là 2 năm. Trong quãng thời gian đó, nhiều lúc bạn cảm thấy chán nản, lo âu, hồi hộp, thậm chí muốn buông xuôi hay bỏ cuộc. Vì vậy trước khi bắt đầu, bạn phải xác định đây là cuộc đua marathon và không có chỗ dành cho các vận động viên nghiệp dư. Cá nhân tôi cũng vậy, tôi mất hơn 2 năm để tìm học bổng và trường theo học, và thật may mắn, tôi có được 2 học bổng khác nhau, một là học bổng của Chính phủ Việt Nam (Đề án 322) để theo học ở Pháp và một là học bổng của Chính phủ Nhật (học bổng Monbusho hay còn gọi là học bổng MEXT) để theo học tại trường Đại học Tổng hợp Tokyo. Vì vậy những kinh nghiệm của tôi sẽ đặc biệt liên hệ đến 2 hình thức học bổng này, ngoài ra còn có một số kinh nghiệm khác tôi biết được trong quá trình săn học bổng. Tôi hi vọng các bạn sẽ tìm được cho mình con đường đúng đắn trong quá trình săn học bổng và may mắn.
I. KHỞI ĐỘNG Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình săn học bổng và là giai đoạn quan trọng nhất. Trong giai đoạn này, bạn cần trả lời một cách trung thực những câu hỏi như: 1. Mục đích kiếm học bổng là gì? 2. Mình có thật sự muốn tìm học bổng không? 3. Cơ hội dành cho mình là bao nhiêu? 4. Nên bắt đầu từ đâu? 5. …
II. KIẾM HỌC BỔNG DỄ HAY KHÓ? Sau khi bạn thực sự quyết tâm 100% cho việc săn học bổng thì tôi có thể khẳng định rằng, việc kiếm học bổng không dễ, nhưng không quá khó. Tuy nhiên, đối với các học bổng danh giá thì ngoài các yếu tố quyết tâm, tài năng bạn còn phải có một chút may mắn nữa vì ở đó cuộc đua sẽ hết sức khốc liệt.
Tại sao tôi lại nghĩ nó không quá khó, đơn giản vì có rất nhiều học bổng tính cạnh tranh của nó không thật sự cao, nhiều khi chỉ vì bạn không để ý hoặc không quan tâm nên đã bỏ qua. Cũng có rất nhiều học bổng chỉ được truyền nhau qua bạn bè, anh em mà không hề có thông báo chính thức (thông báo ở Việt Nam hay trên Internet). Do đó khi bạn quan tâm đến học bổng, bạn sẽ tìm đủ cách để xem ở đâu có thể xin được học bổng, rõ ràng khi đó cơ hội của bạn sẽ tăng lên đáng kể. Trên thực tế, có rất nhiều người có đủ khả năng nhưng họ lại không tự tin có thể kiếm được học bổng hoặc nghĩ rằng học bổng không dành cho họ, như vậy khả năng được học bổng của họ là rất thấp dù họ là người có năng lực.
Cách đây mấy năm, khi học bổng của Liên minh Châu âu (Học bổng Erasmus Mundus) ra đời và có chương trình cửa sổ Châu á dành riêng cho các học sinh khu vực Châu á muốn sang học tập tại Châu âu, lúc đó rất ít sinh viên Việt Nam được biết, chủ yếu là du học sinh Việt Nam ở Châu âu mới có tin này. Vì vậy số lượng sinh viên Việt Nam nộp hồ sơ rất hạn chế. Nếu lúc đó bạn được biết tin này, chắc chắn cơ hội đạt học bổng của bạn cao hơn rất nhiều. Hay có rất nhiều chương trình học bổng của ngành, của bộ mà có thể rất nhiều bạn đến tận giờ bạn vẫn chưa biết, dù nó rất gần bạn. Tôi xin lấy ví dụ: học bổng của Tổng công ty Dầu khí dành cho con em trong ngành, học bổng đi học ở Trung Quốc của Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam ưu tiên cho vùng Đồng bằng sông Cửu Long. Ngay cá nhân tôi cũng vậy, trong quá trình đi tìm hiểu học bổng, tôi phát hiện ra rất nhiều học bổng mà trước đó tôi chưa từng nghĩ tới. Câu này các cụ nhà ta nói đúng “đi một ngày đàng, học một sàng khôn”.
III. CÁC LOẠI HỌC BỔNG: Có rất nhiều dạng học bổng khác nhau, tuy nhiên tôi tạm phân loại ra như sau: 1. Học bổng chính phủ, vùng, bang 2. Học bổng của các tổ chức 3. Học bổng của các trường đại học 4. Học bổng dưới dạng nghiên cứu, trợ giảng, …
(1) Học bổng Chính phủ:
Thường là những học bổng danh giá, có tính cạnh tranh cao (do có giám khảo là người nước ngoài và họ là người ra quyết định, giám khảo người Việt mang tính tham khảo nhiều hơn), dành cho việc theo học tại nước cấp học bổng. Nếu có được học bổng này, bạn sẽ nhận được rất nhiều ưu đãi như: chi phí đi lại, sinh hoạt phí, tiền bảo hiểm, thủ tục visa. Ở Việt Nam, có rất nhiều học bổng như thế và thường được đại sứ quán các nước đặt ở Việt Nam quản lý, điều tiết. Ví dụ như học bổng của chính phủ Nhật (Monbusho), học bổng của chính phủ Pháp (Evaris Galois), học bổng của chính phủ Đức (DAAD). Bạn nên vào trang web của đại sứ quán các nước tại Việt Nam để biết thêm chi tiết. Ngoài ra để biết những học bổng chính phủ có liên kết với Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam, bạn có thể vào trang web của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Error! Hyperlink reference not valid. Bản thân tôi cũng rất ngạc nhiên khi thấy thậm chí những nước như Mông Cổ cũng có học bổng này dành cho sinh viên Việt Nam. Vì vậy nếu bạn thực sự quan tâm sao không thử nhỉ, biết đâu bạn lại tìm thấy cơ hội cho mình. Ngoài ra còn có học bổng của các vùng, bang dành cho sinh viên ngoại quốc. Những học bổng này thực sự rất khó biết, nếu không đi sâu tìm hiểu rất khó để biết được là nó có tồn tại hay không. Có thể lấy ví dụ như: ở Pháp có học bổng vùng Ile de France, vùng Rhôn – Alpe … hay ở Nhật hầu như chính quyền các vùng đều có học bổng, bạn có thể tham khảo ở trang web của jasso (Error! Hyperlink reference not valid.
(2) Học bổng của các tổ chức, công ty:
Thông thường đây là học bổng do các tổ chức quốc tế có mặt ở Việt Nam cung cấp. Những học bổng này thường cung cấp cho những chuyên ngành cụ thể (thường cùng ngành với công ty, tổ chức cấp học bổng), hoặc đa ngành (thường do các tổ chức phi chính phủ cấp). Như học bổng của tổ chức AUF (agence universitaire de la francophonie) chẳng hạn dành cho tất cả các ngành và dành cho sinh viên khối pháp ngữ, hay học bổng của ngân hàng phát triển châu á ADB cung cấp cho sinh viên theo học tại một số trường được chỉ định, hoặc học bổng của công ty Panasonic thì chỉ cung cấp cho một số ngành như điện tử, tự động hoá. Nói chung học bổng này có tính cạnh tranh cao, và đảm bảo tất cả các chi phí cơ bản cho việc học ở nước ngoài.
(3) Học bổng của các trường đại học:
(4) Học bổng dưới dạng nghiên cứu, trợ giảng…
IV. CÁCH THỨC SĂN HỌC BỔNG VÀ NỘP HỒ SƠ XIN HỌC.
(1). Chủ động tìm kiếm thông tin Bạn là người đi tìm học bổng, do đó phải hết sức chủ động trong việc tìm kiếm và tự giải đáp các câu hỏi trong khi săn học bổng. Bạn đừng hi vọng tìm được tất cả các câu trả lời thông qua người khác, cũng đừng hi vọng khi đưa lên diễn đàn một câu hỏi chung chung mà có được câu trả lời xác đáng. Tôi thấy có rất nhiều bạn đặt ra câu hỏi rất chung chung trên một số diễn đàn du học như làm thế nào để tìm được học bổng? Học ở đâu thì tốt? Chi phí học tập ở một nước nào đó là bao nhiêu? Nếu thực sự bạn muốn tìm học bổng thì nên tự tìm hiểu thông tin và trả lời các câu hỏi đó, đừng hi vọng có câu trả lời thoả đáng cho câu hỏi này thông qua người khác. Vậy bạn sẽ tìm kiếm thông tin ở đâu? Theo tôi, quan trọng nhất vẫn là trang web của trường vì nó cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng nhất, kế đó là các diễn đàn du học và các trang web về giáo dục. Thông thường các quốc gia và các trường đại học luôn muốn quảng bá hình ảnh giáo dục của nước và trường mình nên họ sẽ xây dựng các trang web về giáo dục nước đó hoặc về trường đó. Ở đó, bạn có thể tìm được rất nhiều thông tin như các ngành học, xếp hạng các trường, các kỳ thi và các chứng chỉ cần có, những yêu cầu tối thiểu. Nếu bạn cũng chưa biết bắt đầu từ đâu nữa thì tốt nhất các bạn nên đến đại sứ quán nước bạn dự định đi học để tìm hiểu thông tin. Bạn hãy yên tâm, thông tin ở đó rất nhiều và hoàn toàn miễn phí, lại còn được chỉ dẫn tận tình. Ngoài ra, các triển lãm du học cũng là một kênh thông tin rất bổ ích, ở đó bạn có thể có cơ hội gặp gỡ trực tiếp với đại diện trường định nộp hồ sơ, hiểu biết về nền giáo dục một nước nào đó, được thể hiện và thực hành ngoại ngữ … Tôi cũng không nhớ nổi là mình đã đi bao nhiêu triển lãm du học rồi, có những triển lãm rất bổ ích (do các đại sứ quán hoặc cơ quan giáo dục nước ngoài tổ chức), có những triển lãm du học thực sự vô bổ (do các công ty tư nhân của Việt nam tổ chức). Dù bạn tìm hiểu thông tin theo cách nào thì cũng luôn nhớ: tự tìm hiểu và trả lời những câu hỏi thắc của mình trước, trong trường hợp chưa biết có thể đặt câu hỏi nhưng phải là những câu hỏi cụ thể, tránh câu hỏi chung chung như tôi đã nêu ở trên.
(2) Tự đánh giá khả năng của bạn Bạn phải tự xác định khả năng của mình thông qua tiêu chí của các tổ chức cấp học bổng để tìm được học bổng phù hợp. Nếu không, có thể bạn sẽ nộp hồ sơ vào những học bổng có yêu cầu cao hơn khả năng của bạn, dẫn đến giảm cơ hội nhận được học bổng. Còn nếu như bạn nộp hồ sơ xin học bổng vào những nơi mà yêu cầu thấp hơn so với khả năng của bạn thì có thể nó sẽ không đáp ứng được kỳ vọng của bạn. Do đó tự đánh giá khả năng của bạn sẽ là rất quan trọng. Tuy nhiên, đánh giá khả năng của mình như thế nào thì lại rất khó (không chỉ là năng lực bản thân mà còn là khả năng nhận được học bổng), vì nó tuỳ thuộc vào tiêu chí đặt ra của các tổ chức cấp học bổng, có thể đối với tổ chức này bạn trở nên yếu thế nhưng với tổ chức khác bạn lại trở nên mạnh hơn rất nhiều. Do đó việc đánh giá khả năng của bạn tuỳ thuộc vào tiêu chí của tổ chức bạn dự định nộp hồ sơ. Điều này dẫn đến việc tìm hiểu học bổng của tổ chức cần nộp hồ sơ là hết sức cần thiết. Chẳng hạn, nếu bạn dự định thi học bổng 322 (Học bổng của Chính phủ Việt Nam) thì bạn phải là công chức nhà nước, nếu không, dù có giỏi đến mấy bạn cũng không thể có được học bổng này. Khi thi học bổng 322, bạn cần đánh giá đối thủ chính của mình là các giảng viên đại học (đặc biệt giáo viên của trường được ủy quyền tổ chức thi tuyển), các công chức làm việc trong viện nghiên cứu. Trong trường hợp này, đối thủ của bạn rõ ràng dễ xác định vì làm cùng ngành với mình, đặc biệt nếu bạn là cựu sinh viên của trường tổ chức thi. Ngược lại, học bổng của VEF chẳng hạn, có thể một vài ngành mới có một chỉ tiêu chung. Khi đó bạn phải chiến đấu không những với người cùng ngành mà còn người ngành khác, vì thế xác định đối thủ và khả năng đạt học bổng của mình sẽ khó hơn nhiều.
V. CHUẨN BỊ VÀ NỘP HỒ SƠ.
Đây là bước rất quan trọng, nó khẳng định thành quả công việc của bạn, nếu bạn tìm hiểu học bổng mà không làm hồ sơ thì coi như thành quả lao động của bạn chưa có.
(1) Thời gian chuẩn bị: Theo tôi, thông thường là 2 năm (tính từ ngày chuẩn bị đến ngày lên đường đi học). Năm đầu tiên bạn chuẩn bị ngôn ngữ (thi một số chứng chỉ cần thiết như TOEFL, GRE … ) và chuyên môn (đọc tài liệu để có ý tưởng viết SOP và research proposal). Năm thứ 2 bạn chính thức làm hồ sơ và sau khi có kết quả chính thức bạn sẽ làm các thủ tục tiếp theo. Thường các trường nước ngoài nhận sinh viên quốc tế vào tháng 9 hàng năm. Nếu bạn nộp hồ sơ xin học tháng 9 năm nay thì thường là tháng 12 năm trước hoặc tháng 1 là hết hạn nộp hồ sơ, do đó chuẩn bị hồ sơ từ tháng 9 năm trước là hợp lý. Tôi có thể nêu một kế hoạch sơ bộ thế này: 1. Chuẩn bị thi ngoại ngữ : 6 – 12 tháng 2. Đọc tài liệu chuyên ngành (để có ý tưởng viết SOP và đề cương nghiên cứu), tìm hiểu trường, tổ chức cần nộp hồ sơ, cách thức xin học bổng: 6 tháng 3. Chuẩn bị hồ sơ: viết SOP, xin LOR, bảng điểm, hoàn thành các hồ sơ theo yêu cầu: 3-6 tháng. 4. Chờ đợi kết quả, liên hệ tìm hiểu thêm về trường mình nộp hồ sơ, tình hình hồ sơ: 1-3 tháng 5. Làm thủ tục đi học: 3 tháng Như vậy quãng thời gian 2 năm theo tôi là khá hợp lý.
(2) Trình tự và những chú ý khi làm hồ sơ: Tôi có thể nêu một trình tự cơ bản như sau: 1. Xác định chuyên ngành và trường cần nộp hồ sơ 2. Hoàn thành hồ sơ 3. Kiểm tra hồ sơ 4. Gửi hồ sơ 5. Theo dõi hồ sơ sau khi gửi Trong quá trình này bạn nên lưu ý những điểm sau: Thứ nhất, xác định những chuyên ngành và trường định nộp hồ sơ, sau đó sử dụng bảng xếp hạng các trường đại học theo chuyên ngành để biết nên nộp hồ sơ vào trường nào. Tránh việc chỉ nộp hồ sơ vào những trường mà bạn nghĩ phù hợp với khả năng của mình. Ví dụ, nếu bạn nghĩ mình thể vào được những trường có rank 50-100 thì bạn nên nộp một vài hồ sơ vào những trường trong top 50, một vài hồ sơ vào những trường rank 50-100, vài hồ sơ vào những trường rank 100-200, như vậy sẽ an toàn hơn, vì biết đâu bạn lại được nhận vào trường tốt hơn mong đợi hoặc trong trường hợp không có trường nào mà bạn ưng ý tiếp nhận thì bạn vẫn có cơ hội ở những trường có rank thấp hơn. Thứ hai, sau khi xác định được những trường cần nộp hồ sơ thì bạn bắt đầu làm hồ sơ. Một bộ hồ sơ sau đại học thường có bảng điểm, bằng, chứng chỉ ngoại ngữ, các chứng chỉ yêu cầu khác như GRE, GMAT, … , thư giới thiệu (LOR), đề cương nghiên cứu (research proposal) hoặc định hướng nghiên cứu (SOP), bản khai của trường bạn dự định nộp hồ sơ và hồ sơ xin học bổng (nếu bạn muốn xin học bổng). Trong số những giấy tờ nói trên, một số bạn cho rằng bảng điểm, bằng, chứng chỉ ngoại ngữ là quan trọng nhất, tuy nhiên theo tôi, LOR và SOP hoặc Research Proposal là quan trọng nhất vì nó thể hiện cái tôi của bạn lớn nhất. Thường bạn sẽ đăng ký nhiều trường, do đó bạn cần lập ra một cái bảng, trên đó chia thành nhiều cột, mỗi cột thể hiện một số thông tin cần thiết như deadline, yêu cầu cơ bản, những thủ tục đã hoàn thành, những thủ tục còn thiếu gì. Bảng này nên dán ở nơi dễ nhìn, như vậy bạn có thể kiểm soát những việc mình làm, tránh nhầm lẫn không cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng nên xác định cho mình trường nào là trường bạn mong muốn nhất để tập trung sức lực cho nó. Bạn nên làm hồ sơ trường đó trước tiên, và xem đó như form chuẩn cho các trường sau. Tránh việc đầu tư dàn trải, làm hồ sơ trường nào cũng như nhau.
Thứ ba, hồ sơ của bạn phải làm hết sức cẩn thận, tránh sai sót, và phải được nhiều người đọc và cho ý kiến trước khi gửi đi. Tránh việc chỉ có bạn là người duy nhất đọc hồ sơ trước khi gửi đi vì như thế sai sót là khó tránh khỏi. Bạn có thể hình dung như thế này: đầu tiên hồ sơ của bạn sẽ được gửi đến thư ký, thư ký sẽ đọc hồ sơ của bạn, và loại đi những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn. Sau bước này hồ sơ của bạn có thể được gửi đến người phụ trách chuyên ngành (thường là các trợ lý cho các giáo sư) xem xét để loại bớt và gửi những hồ sơ xứng đáng cho các giáo sư xem. Tiếp đến, các giáo sư sẽ xem xét hồ sơ, nếu họ chấp nhận thì coi như bạn có đến 90% cơ hội rồi, sau đó hội đồng tuyển sinh sẽ xem xét và ra quyết định chính thức. Nếu bạn xin học bổng thì tổ chức cấp học bổng sẽ xem xét thêm lần nữa để đưa ra kết quả cuối cùng. Như vậy, qua rất nhiều vòng xét tuyển, hồ sơ của bạn sẽ khó được chấp nhận nếu có sai sót. Hồ sơ của tôi cũng vậy, trước khi gửi đi, được khoảng 10 người đọc và cho ý kiến, trong đó có 2 giáo viên dạy tiếng anh, 2 người cùng chuyên ngành, 2 thầy giáo viết LOR và một số bạn bè tôi đọc. Qua từng người, tôi dần hoàn thiện hồ sơ của mình và tránh được các sai lầm không đáng có.
Thứ tư, hồ sơ của bạn phải thể hiện được cái tôi của bạn, nêu bật được những ưu thế của bạn, và tại sao bạn xứng đáng được nhận học bổng. Hồ sơ của bạn là hình ảnh của bạn trước hội đồng tuyển sinh, vì thế phải có cá tính và phải nhận mạnh, “bạn là người xứng đáng được học bổng vì bạn là người phù hợp với nó chứ không phải vì bạn là người giỏi nên họ phải chọn bạn”. Đây là điều mà tôi rất tâm đắc. Như tôi đã nói ở trên, trong hồ sơ quan trọng nhất là LOR, SOP, Research Proposal vì đây là những thứ trong hồ sơ mà bạn dễ cải thiện nhất và nêu được bạn là ai, bạn cần gì (SOP) và bạn được người khác đánh giá như thế nào (LOR). Để có một thư giới thiệu tốt (LOR), bạn nên xem giáo sư nào có thể viết thư giới thiệu cho mình, giáo sư nào có thể viết tốt về mình (positive), khi giáo sư viết, bạn nên cho họ xem toàn bộ hồ sơ của bạn để họ có cái nhìn toàn cảnh về nơi bạn định nộp hồ sơ và đặc biệt nên nhờ các giáo sư viết cái gì đó thật cụ thể, đừng có chung chung. Ví dụ như họ viết bạn đã cùng họ làm gì, qua đó họ nhận ra những ưu điểm của bạn sẽ tốt hơn là chỉ viết bạn là một sinh viên giỏi, cần cù, … Tôi lấy ra đây một lời khuyên của trường University of California, Berkeley dành cho những thí sinh có ý định nộp hồ sơ vào trường họ để các bạn rút ra kinh nghiệm “Demonstrate everything by example, don’t say directly that you are a persistent person, desmontrate it”. SOP cũng vậy, bạn nên thể hiện mình qua các ví dụ cụ thể để cho SOP là sản phẩm của riêng bạn chứ không phải ai khác. Đừng copy ý tưởng của người khác, vì như thế SOP của bạn sẽ trở nên thiếu chặt chẽ và lủng củng. Về điểm Toefl, GRE … và điểm GPA, người Việt mình không có thế mạnh lắm, đặc biệt so với các bạn ở Trung Quốc và Hàn quốc. Vậy làm thế nào để hồ sơ của bạn trở nên ấn tượng và có cá tính? Trước hết bạn hãy lên danh sách những tiêu chí mà theo bạn hội đồng tuyển sinh sẽ dựa vào đó để xét, sau đó bạn tự đánh giá bản thân mình theo tiêu chí đó, xem những tiêu chí nào mình có thể cải thiện được, tiêu chí nào không. Tôi lấy ra đây ví dụ phân tích của một bạn ở Trung Quốc đã nhận được học bổng đi du học ở Mỹ để các bạn có cái nhìn rõ hơn về vấn đề tôi vừa nêu. Sau khi phân tích bạn ấy đã đưa ra các tiêu chí và tự đánh giá như sau:
1. Undergraduate institution (probably unheard of by any of the school I’am applying to)
2. Undergraduate GPA (overall good, but shaky in some specific courses)
3. Recommendation letter (will be written by my professor and hopefully positive)
4. Background and publications in my major (weak and no time for any publications)
5. GRE (unknown)
6. Personal Statement (unknown)
Như vậy, theo bạn đó, rất khó cải thiện 4 tiêu chí đầu tiên, chỉ có 2 tiêu chí sau là có thể cải thiện được hình ảnh của bạn đó trong con mắt hội đồng xét tuyển và bạn đó đã làm theo đúng chiến thuật đề ra. Qua ví dụ thực tế trên, tôi hi vọng các bạn tìm ra được cho riêng mình một chiến thuật hợp lý để cải thiện hình ảnh các bạn trong con mắt của hội đồng xét tuyển, bởi vì chỉ có bạn mới hiểu rõ bạn nhất, và cũng chỉ có bạn mới biết thể hiện cái tôi của mình hiệu quả nhất, qua đó nâng cao khả năng được tiếp nhận vào học và được học bổng của mình. Thứ năm, gửi hồ sơ. Bạn nên tính toán để gửi hồ sơ, sao cho hồ sơ đến trường trước deadline sớm hơn khoảng 2 tuần. Vì có thể có một số giấy tờ của bạn bị thất lạc (điểm TOEFL, GRE, rất dễ bị thất lạc hoặc gửi muộn), hoặc một số giấy tờ bạn gửi đi không đạt yêu cầu, sẽ phải gửi lại. Nếu bạn gửi sớm thì bạn có thể gửi thư thường như thế sẽ đỡ tốn kém hơn so với gửi thư nhanh (gửi DHL, EMS). Bạn biết đấy, một bộ hồ sơ gửi đi Nhật nếu gửi thư thường có khi chỉ mất 50 ngàn, nếu gửi nhanh có khi phải mất 300 ngàn. Nếu bạn gửi nhiều hồ sơ thì rõ ràng chi phí này cần phải được cân nhắc.
Thứ sáu, thường xuyên theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi hồ sơ đã gửi đi, không nên chỉ ngồi chờ đợi kết quả. Tôi kể ra đây những kinh nghiệm của mình với hi vọng các bạn nhận ra được vai trò quan trọng của việc liên lạc và theo dõi hồ sơ sau khi gửi đi. Thành thật mà nói, đây là quãng thời gian khó chịu, căng thẳng và hồi hộp nhất mà tôi từng trải qua. Tôi vào check email từng ngày, bạn có thể tưởng tượng được là ngày 16/12 tôi nộp hồ sơ (deadline là 24/12), ngày 26/1 năm sau tôi được trường đại học Tổng hợp Tokyo báo là mình vào danh sách shortlist, và phải hoàn thành các thủ tục tiếp theo để gửi hồ sơ làm thủ tục xin học bổng Monbusho (họ cho thời gian có 14 ngày) trong đó gồm cả làm hồ sơ, liên hệ với giáo sư, … (đúng vào dịp tết âm lịch nhà mình). Vì thế tôi phải co giò 2 chân 4 cẳng mà chạy, xin dấu cũng vào dịp tết. Sau đó tôi lại đợi từ 16/2 đến 1/7 mới có kết quả chính thức được học bổng. Đến bây giờ nghĩ lại tôi vẫn cứ thấy ớn, trong suốt hơn 4 tháng, ngày nào tôi cũng checkmail để xem hồ sơ đến đâu rồi, thỉnh thoảng lại còn liên hệ với giáo sư. Như vậy bạn có thể thấy, nếu tôi không checkmail và liên hệ với các giáo sư vào dịp tết đó có lẽ tôi đã bỏ lỡ cơ hội có được học bổng Monbusho. Đối với nhiều bạn đã từng được học bổng đi Mỹ, họ cũng chỉ ra rằng liên hệ với các giáo sư trước và sau khi nộp hồ là điều h���t cần thiết. Bạn nên nhớ các giáo sư có thể cho bạn biết rất nhiều thông tin nóng hổi và tư vấn cho bạn. Một số giáo sư còn là cầu nối giữa bạn với hội đồng tuyển sinh, thậm chí họ có thể can thiệp đến kết quả của hội đồng xét tuyển. Vì vậy bạn nên chủ động liên hệ với các giáo sư, đừng nản chí nếu những lần đầu họ từ chối trả lời. Ban đầu tôi cũng rất ngại phải liên hệ với các giáo sư, vì cũng không biết viết như thế nào, viết có đúng văn phong, chính tả và ngữ pháp không, nhưng vì hoàn cảnh bắt buộc nên phải viết, sau rồi thấy viết cũng đơn giản và trở nên bình thường. Bây giờ nhìn lại những lá thư đầu tôi thấy sao hồi đó mình viết ngô nghê đến vậy (viết cho giáo sư mà cuối thư vẫn viết best regard). Còn về sức mạnh của nó, tôi lấy ra đây ví dụ của mình để các bạn thấy được sức mạnh của những lá thư đó. Khi tôi đăng ký đi học ở Pháp, trường Paris 12, hồ sơ online của tôi thiếu thông tin, nên bị loại ngay từ vòng xét tuyển online, lúc đó tôi rất bất ngờ vì cứ nghĩ là ổn thoả rồi. Thế rồi tôi nhờ bạn tôi học ở trường bên đó cầm hồ sơ của mình gặp trực tiếp giáo sư phụ trách. Sau khi xem xong hồ sơ, giáo sư nói là ok, nhưng vì họ không hiểu tại sao lý lịch công tác của tôi có gián đoạn (đáng lẽ viết từ năm … đến nay: làm gì thì theo thói quen tôi viết là năm … : làm gì), sau khi nghe bạn tôi giải thích giáo sư mới hiểu. Tuy nhiên vì đây là trường hợp đặc biệt nên giáo sư yêu cầu tôi nộp thêm chứng chỉ ngoại ngữ (bước nộp hồ sơ online không cần nộp chứng chỉ ngoại ngữ, qua bước online mới nộp hồ sơ chính thức đến sau) và sẽ thao khảo thêm ý kiến của người đã từng học ở trường tôi hiện đang học bên đó. Lúc đó, ngoại ngữ tôi đã thi rồi, điểm không cao lắm và nếu thi lại thì cũng không kịp nữa nên tôi đành viết một lá thư cho giáo sư phụ trách, và nói rõ là trước khi đi thi tôi chỉ có ít thời gian học nên kết quả không được như mong muốn, nay tôi đang học lớp ngoại ngữ tăng cường và trình độ ngoại ngữ của tôi giờ đã vượt xa lúc đi thi nên tôi tự tin mình theo học được. Nếu ông cần kiểm chứng tôi sẽ gọi điện cho ông, sau đó tôi viết thêm một lá thư nhờ bạn tôi liên hệ với anh bạn mà giáo sư định thao khảo ý kiến. Kết quả như bạn thấy đấy, chỉ sau một tuần, tôi nhận được thư chấp nhận của trường, thậm chí không cần gửi thêm hồ sơ đợt sau (hồ sơ chính thức). Tôi đã đảo ngược thế cờ chỉ trong có 1 tuần và cũng chẳng tốn mấy tiền cả. Bạn thấy đấy, nếu không chủ động thì có thể bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội của chính mình.
Thế nào được gọi là đã tìm hiểu về trường và học bổng định đăng ký?
Về cơ bản, có nghĩa là bạn đã lục tung website của các trường lên, biết được yêu cầu đầu vào là những gì, giấy tờ được yêu cầu là cái gì. Nhiều bạn hỏi rằng thấy các giấy giờ cần nộp (requried documents) trên web phải bao gồm các thứ a,b,c, nhưng mình thiếu thứ a hay thiếu thứ b thì có được không. Đã gọi là “required documents” thì các bạn cứ thế mà chuẩn bị cho đầy đủ, các bạn viết mail hỏi trường những thứ đó họ không trả lời cho thì cũng đừng giận. Một điều nữa là hãy đọc kỹ mục “Eligibility” (tính phù hợp) của từng học bổng, xem mình có THỎA MÃN TẤT CẢ các điều kiện họ nêu không, để tránh mất thời gian đăng ký và bị loại ngay từ vòng gửi xe. Nhiều bạn đăng ký những học bổng mà họ ghi rõ ràng là chỉ dành cho EU/EEA, thế mà cứ đâm đầu vào đăng ký??? Khi bạn tìm hiểu về trường, xin đọc cả mục FAQs (Frequently asked questions) nữa, các câu hỏi mà bạn thắc mắc đa phần là nằm ở đấy. Một số trường hợp bạn không thỏa mãn điều kiện nào đó trong mục Eligibility mà vẫn được đăng ký, thì cứ đọc mục FAQs là có. (Nếu người khác tìm được thông tin bạn cần trên website của trường, mà bạn không tìm được, thì bạn không phù hợp để đăng ký học bổng.
Để tìm hiểu một cách chi tiết hơn thì như sau:
Về đơn xin học và thư giới thiệu (SoPs, LoRs)
Ngoài các yếu tố không thể thay đổi như là GPA, trường học, các thành tích, phần thưởng…, thì các bạn chỉ còn có thể trông chờ vào SoPs, LoRs để tăng cơ hội được học bổng. Vậy thì viết làm sao thật hay, thật thuyết phục, làm sao để nổi bật giữa vô vàn các lá thư ứng tuyển khác, là vấn đề mà bạn nào cũng quan tâm.
Để có được LoRs hay, thì bạn nên tính trước ít nhất 1 năm. Tại sao tôi lại nói như vậy? Nghĩa là trong quá trình học, bạn đã phải tự chọn cho mình những người giới thiệu (Referee) tiềm năng, người mà có khả năng viết LoR hay cho bạn, hoặc bạn có thể xin chữ ký một cách dễ dàng. Sau đó thì tìm cách tiếp cận những người giới thiệu tiềm năng này, thể hiện bản thân của bạn, sao cho người đó có ấn tượng tốt về bạn, và HIỂU BẠN LÀ AI. Ví dụ trong trường hợp của tôi, học kỳ 1 năm 3 tôi đã để ý và chọn ra được 2 người giới thiệu tiềm năng cho mình. Sau khi đã lựa chọn như vậy, tôi bắt đầu thể hiện mình: tôi cố gắng đăng ký các khóa học mà có 2 vị này giảng dạy, cố gắng hỏi họ các câu hỏi trên lớp, thi cố gắng đạt điểm cao. Đặc biệt hơn, kỳ mùa hè năm 3 tôi đã chọn một người trong số họ làm người hướng dẫn (supervisor) đợt thực tập của tôi (và tôi còn được vị này chọn làm trưởng nhóm nữa). Vì thế, mặc dù 2 người giới thiệu của tôi không hề có tiếng tăm, nhưng thư giới thiệu mà họ viết cho tôi thì phải nói là tuyệt vời!!!
Lên kế hoạch và viết đơn xin học bổng
Tới quá trình viết, kinh nghiệm của mọi người và cách viết thì rất nhiều rồi, ở đây tôi xin chia sẻ kinh nghiệm của mình trong việc viết SoPs và LoRs:
Tùy theo yêu cầu và tiêu chí của từng học bổng mà viết SoPs+LoRs sao cho người đọc thấy mình PHÙ HỢP với tiêu chí của học bổng đó nhất.
Thực hiện vòng tuần hoàn Đọc-Viết-Sửa, tức là đầu tiên đọc những bài mẫu để học cách viết của họ, tìm ý tưởng, sau đó bắt tay vào viết; viết xong thì nhờ mọi người sửa và bản thân mình sửa. Cứ lặp đi lặp lại như vậy đến khi nào có được một bản ưng ý thì thôi.
Khi viết thì lập dàn ý các ý cần viết trước (theo kiểu gạch đầu dòng), sau đó phát triển lên thành một bài hoàn chỉnh. Cố gắng TRẢ LỜI HẾT các câu hỏi mà học bổng đó yêu cầu, cố gắng CÂN BẰNG các ý, và LIÊN KẾT các ý với nhau.
Cách làm của bản thân tôi khi viết SoP, LoRs: download các tài liệu hướng dẫn cách viết và thu thập một vài mẫu của những người đã đăng ký thành công các loại học bổng, sau đó in ra, rồi ngồi đọc và phân tích các mẫu câu hay, ý hay (dùng bút đánh dấu), cuối cùng là áp dụng vào bài của chính mình với những ví dụ cụ thể của chính mình.
Chuẩn bị xong hồ sơ và gửi hồ sơ đi coi như bạn đã hoàn thành phần lớn công việc của mình, nhưng “công việc hậu trường” thì cũng quan trọng và không thể thiếu sót. Gửi hồ sơ đi, bạn phải liên lạc với trường để hỏi xem họ đã nhận được hồ sơ chưa, hồ sơ có thiếu sót gì không, để kịp thời bổ sung.
Liên lạc với trường như thế nào cho hiệu quả?
Rất nhiều bạn phàn nàn về việc email hỏi trường mà mãi không thấy trả lời, tạo nên tâm lý lo lắng và không yên tâm. Xin lưu ý với các bạn rằng, thời điểm đưang ký hồ sơ rất nhiều, và các thí sinh email cho trường rất kinh khủng, nên họ không trả lời hết cũng là điều dễ hiểu. Ở đây tôi đăng lại kinh nghiệm mà mình đã viết trên diễn đàn để chia sẻ với các bạn (đối với các trường ở các nước khác cũng áp dụng tương tự):
“…để các trường nhanh chóng phản hồi khi mình liên hệ hỏi han, kinh nghiệm của tớ là: mail hỏi họ tầm 7h-8h sáng (giờ bên họ) hoặc tầm 14h-15h (giờ bên họ). Lúc đó là lúc họ bắt đầu làm việc ca sáng (or ca chiều), bạn mail tầm đó thì sẽ vào Inbox của họ ở trang đầu tiên, là cái mà họ nhìn thấy đầu tiên khi vào hòm thư. Tất nhiên đó là suy đoán của riêng cá nhân mình, nhưng mình đã áp dụng cách này khá ổn và họ sẽ mail lại luôn trong ngày, hoặc cùng lắm là ngày hôm sau.”
Các công đoạn như vậy coi như xong, giờ thì chỉ còn chờ đợi mà thôi. Lưu ý trong giai đoạn này vẫn nên giữ liên lạc với trường, để họ có yêu cầu gì mình còn đáp ứng ngay.
BÍ QUYẾT “SĂN” HỌC BỔNG CÁC TRƯỜNG Ở MỸ
Kinh nghiệm săn học bổng du học Mỹ